Uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas en el entorno actual de los negocios es contar con la suficiente liquidez para poder cumplir con sus compromisos de pagos de manera regular a la vez que se logra crecer la rentabilidad y tener un uso eficiente de los recursos de la empresa. El departamento de tesorería juega un papel de suma importancia para las organizaciones ya que el manejo de los recursos financieros será clave para el éxito de la compañía.

Para cumplir con este objetivo, es esencial la eficiente administración del capital de trabajo el cual se compone de aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar, también es conocido como activo circulante (efectivo, inversiones a corto plazo, cartera de clientes e inventarios). En esta ocasión nos vamos a enfocar en las cuentas por cobrar o cartera de clientes, factores clave en una empresa ya que su eficiente y óptima gestión está muy relacionada a la salud financiera de tu organización, así mismo se convierte en una herramienta muy valiosa que tienen los administradores para maximizar el valor de la empresa por medio de su capital de trabajo.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar representan el crédito que la empresa otorga a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de las operaciones de un negocio al entregárseles productos o servicios derivados de una venta. Con el fin de incrementar el número de clientes y conservar la relación con los clientes actuales, la mayoría de las empresas recurren a ofrecer crédito o financiamiento.

Las ventas a crédito que dan como resultado las cuentas por cobrar incluyen condiciones de financiamiento en las que se acuerda que el pago se realizará dentro de un número de días determinado, estas condiciones pueden varias según el tipo de empresa, el giro y si se trata de una empresa que vende a otras empresas o a consumidor final.

¿Cómo impactan en las finanzas de la empresa?

En los últimos años las finanzas han evolucionado de manera notable como respuesta a la escasez de recursos con que cuentan los administradores para llevar a cabo las operaciones de la empresa, siendo el capital de trabajo uno de sus recursos más importantes al cual debe poner atención y buscar maximizar su aprovechamiento, y el cual está muy relacionado con las partidas del activo circulante y el pasivo circulante, principalmente el efectivo, el inventario, las cuentas por pagar y por cobrar.

Las cuentas por cobrar son importantes ya que representan para la empresa activos exigibles, derechos con los que cuenta para obtener beneficios por productos o servicios entregados. Así mismo son un factor crucial para mantener un flujo de efectivo sano para las operaciones de la empresa. Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

La eficiente administración de cuentas por cobrar comienza en la compañía desde el momento de la venta y facturación. Representa una proporción importante de los recursos de la empresa que se encuentran en poder del cliente por lo que las políticas de gestión y cobro deben ser lo más delimitadas posible y estar bien estructuradas, en cuanto al plazo para el pago es de gran importancia que vaya de acuerdo a las necesidades financieras de tu empresa.

Es esencial que haya una congruencia entre las políticas de cuentas por cobrar y las de pago a proveedores ya que este último deberá ser mayor al periodo promedio de cobranza para no generar un desequilibrio en el capital de trabajo. En sí, al realizarse una venta a crédito, ese financiamiento o apalancamiento va a tener que ser soportado ya sea por tus proveedores o por los accionistas de la empresa al tener que invertir más capital.

La administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva ya que influye de manera importante en la rentabilidad y el riesgo de la empresa, sin un eficiente proceso controlado de este rubro se provocaría un aumento en el mismo, trayendo a la empresa menos entradas de efectivo y con esto menor liquidez para cumplir con sus compromisos financieros.

Como apoyo para la gestión de las cuentas por cobrar, la empresa debe contar con una política de crédito alineada a la capacidad productiva o nivel de prestación de servicios, los costos y el margen de utilidad, esta política puede ser flexible y variable en el tiempo según las necesidades de la empresa y del ambiente externo.

Para determinar estas políticas se cuentan con dos herramientas muy valiosas:

a) El periodo promedio de cobranza el cual expresa el número de días promedio que tardan los clientes en pagar sus cuentas.

b) Antigüedad de cuentas por cobrar, el cual es un análisis de los débitos que integran cada uno de los saldos a cargo de clientes, tomando como base la fecha de la factura o la fecha de vencimiento.

En base a estos dos indicadores, se puede medir el desempeño del departamento de cobranza.

Una empresa que ofrece financiamiento a sus clientes debe tomar en cuenta que debe implementar políticas de crédito específicas y bien definidas para un mejor control de su cartera de clientes, esto puede hacer la diferencia entre una gestión exitosa y productiva o un descontrol que puede llegar a afectar la liquidez y capacidad de pago posterior de la empresa.

¿Cómo lograr que mis clientes paguen en tiempo?

Lograr un proceso de cobranza efectivo y sano en la empresa es una tarea ardua que requiere de atención y de acciones preventivas, siempre será más sencillo cobrar una cuenta vigente que una vencida, para lograr una gestión más eficiente puedes recurrir a algunos métodos:

1. Cobranza preventiva: Consiste en comunicar al cliente con días de anticipación que cuenta con una factura próxima a vencerse para que pueda programar el pago de la misma y evitar tener una cuenta vencida.

2. Descuentos por pronto pago: Es un incentivo que se concede por un vendedor a un comprador por pagos realizados con anterioridad al vencimiento programado de las deudas contraídas.

3. Automatización de los recordatorios de pago: A través de una herramienta tecnológica puedes generar recordatorios para tus clientes acerca de la fecha de vencimiento antes de que ésta ocurra para que puedan incluirla en su planeación de pago.

Beneficios de automatizar tu proceso de cobranza

El concepto de cobranza generalmente se asocia con una función de contabilidad, sin embargo es también un proceso operativo de tu empresa que requiere:

1) Un objetivo.

2) Entradas de información.

3) Métodos, tiempos, procedimientos.

4) Herramientas tecnológicas de apoyo.

5) Personal capacitado en el área.

6) Metas e indicadores definidos y claros.

7) Resultados tanto para la empresa como para el cliente.

La cobranza es parte fundamental de la operación de la empresa, con ella se garantiza el flujo de efectivo, sin embargo no es una tarea fácil, sino que requiere estrategia, mucho seguimiento y recursos humanos, tecnológicos y económicos con el fin de acortar los tiempos de pago de parte de los clientes.

Automatizar el proceso de seguimiento a cartera de clientes y cobranza será de gran utilidad para tu empresa al reducir el riesgo de perder de vista cuentas importantes que se tienen que cobrar o no realizar actividad en el momento oportuno debido al extenso papeleo o múltiples archivos electrónicos.

Se debe notificar la demanda al deudor dentro del año contado desde el vencimiento de la factura.

Para poner plazos específicos y reglas más claras, este año comenzó a operar la ley de pago oportuno que beneficia a las pequeñas y medianas empresas y su relación con comercios más grandes y el Estado. Pero, ¿qué hacer si no te pagan la factura?

Lo fundamental es que a través de esta modalidad, las empresas de mayor tamaño puedan ajustar sus sistemas, contratos y capital para poder devolver los recursos a las pymes, en un tiempo no superior a 30 días.

Pero, pese a la aplicación de esta ley, lo cierto es que hay alternativas a las cuales las pymes pueden recurrir en caso que un cliente no pague su factura en los plazos correspondientes. El abogado René Cea de LegalChile, explica que hay alternativas como contratar el sistema de cobranza de facturas, opción que permite a las pequeñas y medianas empresas recuperar los ingresos por facturas impagas y en caso de que no sea posible el recupero, castigar esos créditos incobrables, rebajar su renta líquida imponible y eventualmente recuperar el IVA en los casos señalados por la ley.

“También hay acciones prejudiciales que se pueden realizar para lograr el pago de las facturas y que, desde el punto de vista tributario, van a servir si el deudor no paga, para castigar la deuda y poder rebajar este crédito incobrable de las utilidades de la empresa”, dice el abogado.

Según el experto de LegalChile, las acciones a seguir son:

-Llamadas telefónicas cobrando la deuda

-Envío de carta certificada de requerimiento de pago, con la información de la deuda.

-Remitir los antecedentes del deudor a alguna institución que administre bases de datos públicas de deudores morosos, siempre y cuando las leyes así lo permitan o autoricen.

-Acreditar haber ejecutado procedimientos de cobranza extrajudicial de acuerdo a las prácticas corrientes utilizadas en el comercio para la recuperación de la deuda.

-Terminar todo tipo de relaciones comerciales con el deudor, cuando la deuda es inferior a 50 UF pero superior a 10 UF. En el caso que la deuda sea inferior a 10 UF podrá continuar relaciones comerciales con el deudor sólo cuando supongan pago al contado.

En el caso de que las acciones prejudiciales no lleguen a buen término, se pasa a la etapa judicial, lo que ocurre cuando el monto de la deuda justifica que se incurra en los gastos que genera un juicio. “Lo importante es no dejar pasar el tiempo porque se debe notificar la demanda al deudor en el plazo de un año contado desde el vencimiento de la factura. También es importante tener presente que en un juicio de este tipo se deben realizar diversos tipos de gastos: honorarios de abogados y del receptor judicial (éste último para que notifique la demanda) y honorarios del martillero en caso de remate de bienes”, explica René Cea.

Finalmente, el profesional de LegalChile enfatiza en que la ley señala que los gastos descritos anteriormente los debe pagar el deudor, pero en muchos casos lo que se obtiene en un juicio no alcanza a pagar ni siquiera la deuda. “Por eso, en caso que el deudor no pague la deuda, hay que evaluar lo que conviene hacer y esto dependerá del monto de lo adeudado. También dependerá de la situación patrimonial del deudor, ya que si no tiene bienes con qué responder será muy difícil lograr el pago de la deuda. Pero puede ser importante seguir un juicio para poder castigar la deuda rebajándola de las utilidades de la empresa”, concluye.

Informe de Morosidad Empresas, desarrollado por Equifax y la Escuela de Ingeniería Comercial USS, señala que de las 441.890 empresas evaluadas, 66.137 se encuentran en situación de morosidad. Los sectores que concentran la mayor morosidad son: Información y Comunicaciones; Banca; Actividades de Servicios Administrativos y Apoyo y Construcción.

Un total de 66.137 empresas, de 441.890 evaluadas, se encuentran en situación de morosidad con un monto promedio de $13.405.291 (variación trimestral de un 5,72%). Lo anterior de acuerdo al último informe, correspondiente a enero de 2019, elaborado por la Escuela de Ingeniería Comercial de la Universidad San Sebastián (USS) con datos proporcionados por la empresa Equifax. El análisis revela como dato importante que la tasa de crecimiento de las empresas morosas, a enero de 2019, es de un 2,89% mientras que el crecimiento de las empresas activas es de un 8,6%.

Así también el documento establece que los sectores que concentran la mayor morosidad son: Información y Telecomunicaciones (23%); Banca (22%); Actividades de Servicios Administrativos y de Apoyo (22%) y Construcción (12%). En cuanto a la evaluación por monto de mora, la Banca lidera el indicador con un 60%. Le siguen las Actividades de Servicios Administrativos y de Apoyo (21%) y las Actividades Financieras de Seguros (9%).

Sobre los resultados, el economista y académico de la carrera de Ingeniería Comercial de la Universidad San Sebastián, Francisco Aravena, explicó que “hay una caída de la mora promedio, comparada con enero de 2018 que fue de $15.062.000 a enero de 2019, que es de $13.400.000, esto puede radicar en la gran participación de las pequeñas y microempresas. Dentro del total de empresas morosas, las micro y pequeñas empresas que se llevan más del 70% del porcentaje de mora, han aumentado su participación, es decir, son las empresas más vulnerables las que han caído más en mora y son las empresas de mayor tamaño las que han podido superar estos episodios de morosidad. Lo que no deja de ser preocupante porque afecta la competitividad de éstas”.

El también director del Centro de Economía Aplicada de la Facultad de Economía y Negocios de la Casa de Estudios añadió, respecto a la concentración de la deuda morosa en las pymes, que “esto responde a la poca capacidad, o poca competitividad, que tiene el mercado y ciertas industrias en Chile. Probablemente es un mal indicador de la capacidad de sostenerse y de mejorar estos índices de cumplimiento de deuda. Desde otro punto de vista, podríamos pensar que, si hay una alta rotación industrial, en ciertas industrias que son más desarrolladas que otras, podría ser un buen indicador, porque existen empresas que entren y salgan. Entonces, en esta mortalidad y rotación de empresas pequeñas, muchas caen en mora y desaparecen. No siempre podría ser un mal indicador que esté concentrado en las pymes, porque son las que están naciendo y en ese nacimiento muchas pueden perdurar y otras morir, que es parte de la rotación industrial lo cual le hace bien al país porque es un buen indicador de competencia”.

¿Es sano, para las empresas, tener deuda morosa?

Al respecto, Aravena enfatizó que “la morosidad en ningún caso es sana. El nivel de deuda puede ser sano, es decir, es necesario que las empresas se financien y muchas veces se tengan que endeudar, pero dejar de cumplir compromisos de deuda, bajo ninguna circunstancia, corresponde a un buen indicador. Al contrario, lo que muestra este indicador, es que las condiciones o el desarrollo de la economía no está permitiendo que ellos puedan cumplir con los compromisos de deuda que adscribieron para poder financiar sus proyectos, especialmente las micro, pequeñas y medianas empresas”.

Morosidad por tamaño de empresas

El informe también detalla que, en cuanto a la participación del monto total de mora por tamaño, la pequeña empresa es la de mayor porcentual (65%) seguida de la gran empresa (15%), mediana (13%) y micro (7%). En cuanto a la mora promedio es la gran empresa la que encabeza el listado ($69.900.291), seguida de la mediana ($35.612.393), pequeña ($11.100.106) y micro empresa ($4.422.367).

Análisis regional

A nivel regional el estudio determinó que la región Metropolitana concentra el mayor número de empresas morosas por región (35.196) seguida de la región de Valparaíso (5.997) y la región del Bio Bio (5.440).